Politiques Relatives aux Donateurs
Politique de confidentialité
1. La Fondation
La Fondation du CHEO (la « Fondation ») recueille, gère et distribue des fonds pour soutenir le CHEO (« l’hôpital »). La Fondation recueille des fonds en sollicitant des dons, en recevant des dons planifiés, des legs et des subventions, et en organisant des événements spéciaux et des loteries. Les fonds recueillis par la Fondation sont utilisés pour financer la recherche, acheter de nouveaux équipements, améliorer la nature pédiatrique de l’hôpital, former le personnel et aider les familles en situation de crise.
2. Engagement en matière de protection des données personnelles
La Fondation s’engage à protéger la confidentialité de ses donateurs et de ses donateurs potentiels. Cette politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») est conçue pour être conforme à la législation applicable, ainsi qu’aux lignes directrices établies pour les organismes de bienfaisance, y compris la Charte des droits du donateur et le Code d’éthique et de responsabilité financière de la Fondation, qui sont disponibles sur le site web de la Fondation ou en contactant l’agent de protection de la vie privée de la Fondation du CHEO.
Cette politique peut être mise à jour de temps à autre, avec des mises à jour approuvées par le conseil d’administration de la Fondation, afin de refléter l’évolution de nos pratiques, des nouvelles technologies ou de la loi. Les mises à jour seront mises à disposition de la même manière que la politique.
3. Information personnelle
Les informations personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter une personne spécifique. Ces informations peuvent inclure les opinions ou les croyances d’une personne, ainsi que des faits la concernant ou s’y rapportant. Les coordonnées professionnelles et certaines informations accessibles au public, telles que les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques publics, ne sont pas considérées comme des informations personnelles.
4. Responsabilité
La Fondation est responsable de toutes les informations personnelles dont elle a la garde ou le contrôle, y compris les informations qu’elle peut transférer à de tierces parties en vue de leur traitement. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer à d’autres employés les responsabilités quotidiennes liées à l’administration de la présente politique, mais il reste responsable du traitement des informations personnelles par la Fondation. Le responsable de la protection de la vie privée peut être contacté à l’adresse suivante:
Fondation du CHEO
415 Smyth Road
Ottawa, ON K1H 8M8
Tel: 613-737-2780 or 1-800-561-5638
Email: privacyofficer@cheofoundation.com
La Fondation est responsable des informations personnelles envoyées à des parties tierces pour traitement au nom de la Fondation ou à des prestataires de services qui fournissent des services à la Fondation. La Fondation exige que ces tierces parties n’utilisent les informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles leur ont été fournies et qu’elles protègent la sécurité des informations personnelles conformément aux lois sur la protection de la vie privée.
5. Raisons de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles
La Fondation recueille et utilise les informations personnelles des donateurs uniquement aux fins suivantes:
- Traiter les dons et délivrer des reçus fiscaux;
- Tenir les donateurs informés des activités de l’hôpital et de la Fondation;
- Demander aux individus et aux organisations de soutenir la mission de la Fondation, qui est d’améliorer la santé des enfants;
- Traiter les commandes de produits promotionnels, de billets de loterie et d’événements spéciaux de collecte de fonds et fournir les produits et services achetés;
- Envoyer une reconnaissance au destinataire désigné d’un cadeau en mémoire ou en l’honneur de quelqu’un;
- Pour une analyse interne afin d’aider la Fondation à planifier ses futures activités de collecte de fonds.
Lorsqu’elle contacte les donateurs, la Fondation respecte les préférences qu’ils ont exprimées sur des questions telles que la méthode et la fréquence des sollicitations et la reconnaissance publique des dons.
Les personnes qui collectent des informations personnelles pour le compte de la Fondation seront en mesure d’identifier la finalité de la collecte. Si les informations doivent être utilisées dans un but qui n’a pas été préalablement identifié, la Fondation identifiera ce but avant l’utilisation et donnera aux personnes concernées la possibilité de refuser cette activité.
6. Consentement
À l’exception des cas où la loi l’autorise ou l’exige, la Fondation ne recueille, n’utilise et ne divulgue des informations personnelles qu’avec le consentement de la personne concernée.
Pour obtenir ce consentement, la Fondation informera la personne, oralement ou par écrit, des objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des informations personnelles. Lorsqu’une personne fait un don, il lui est demandé de consentir à l’utilisation de ses données personnelles aux fins énoncées dans la présente politique. La Fondation demandera ce consentement soit au moment de la collecte des informations, soit après la collecte mais avant l’utilisation des informations.
Une personne peut à tout moment retirer son consentement à l’utilisation de ses données personnelles à quelque fin que ce soit en contactant la Fondation à l’adresse indiquée ci-dessus. La Fondation expliquera les conséquences du retrait du consentement. Veuillez nous accorder un délai raisonnable pour traiter toute demande de retrait de consentement.
7. Consentement à la collecte d’informations sur le site web
Les dons à la Fondation peuvent être effectués via le site web. Les personnes peuvent également s’inscrire à des services ou commander des biens sur le site web. Toute information personnelle fournie par un individu sur le site web sera traitée conformément à la présente politique. Les informations relatives aux cartes de crédit sont traitées par le biais d’une session SSL (Secure Sockets Layer) sécurisée et cryptée.
En outre, le site web utilise des cookies, de petites quantités de données qui sont transférées au navigateur de l’utilisateur. Les cookies sont utilisés pour adapter le site aux intérêts d’une personne ou pour conserver des informations personnelles, telles qu’un mot de passe pour la prochaine visite. Un utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies tout en continuant à accéder au site web. Le site web recueille également des informations non personnelles qui sont utilisées à des fins d’administration du système et pour mettre à jour le site web.
8. Précision de l’information
La Fondation veille à ce que les informations personnelles qu’elle utilise soient exactes et à jour. Veuillez nous aider en nous informant de toute inexactitude que vous constateriez et nous apporterons les corrections appropriées.
Limitation de la divulgation et rétention des informations personnelles
La Fondation limite la collecte d’informations personnelles à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées.
La Fondation ne vend pas, ne troque pas, et ne loue pas les listes de donateurs.
Seuls les employés, les bénévoles autorisés et les agents qui ont besoin d’en connaître pour les besoins de la Fondation ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement ont accès aux informations personnelles.
La Fondation ne conserve les informations personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire aux fins spécifiées. Sous réserve d’autres exigences légales en matière de conservation des informations, la Fondation ne conserve les informations personnelles d’un donateur qu’aussi longtemps que la relation entre les deux personnes est maintenue et entretenue.
10. Protection de l’information
La Fondation protège les informations personnelles contre les risques tels que la perte ou le vol, l’accès non-autorisé, la divulgation, la copie, la modification et la destruction en utilisant des mesures de sécurité appropriées. La Fondation s’engage à protéger les informations quel que soit le format dans lequel elles sont conservées.
Les employés de la Fondation, les bénévoles autorisés et les agents ayant accès à des informations personnelles sont tenus de respecter la confidentialité de ces informations en signant un accord de confidentialité, en participant à une formation sur la protection de la vie privée et en mettant en œuvre des méthodes de protection, notamment:
- Des mesures physiques telles que des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux;
- Des mesures organisationnelles telles que la limitation de l’accès au « besoin de savoir »;
- Des mesures technologiques telles que les mots de passe, le cryptage et les audits.
11. Accès
Sur demande, la Fondation informera une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles. Les demandes peuvent être adressées au responsable de la protection de la vie privée. À la réception d’une demande, la Fondation peut exiger des informations suffisantes pour confirmer l’identité d’une personne avant de divulguer des informations personnelles. À la réception d’une demande, la Fondation divulguera:
- Si elle détient ou non des informations personnelles sur l’individu;
- La source de l’information; et
- Un compte des tierces parties auxquelles les informations ont été divulguées.
La Fondation permettra également à la personne concernée de consulter les informations ou d’en recevoir des copies. Dans certaines circonstances, la Fondation ne peut pas donner accès à toutes les informations demandées. Il s’agit notamment d’informations concernant des tierces parties et d’informations qui ne peuvent être divulguées pour des raisons juridiques ou de sécurité. La Fondation expliquera son incapacité à fournir l’accès aux informations dans ces circonstances.
Sous réserve de la législation applicable, la Fondation s’efforcera de fournir ces informations dans les 30 jours suivant la réception d’une demande. La Fondation peut demander une prolongation de ce délai dans la mesure où la loi le permet.
La Fondation corrigera ou modifiera toute information personnelle qui s’avère inexacte ou incomplète.
12. Questions et plaintes
Pour plus d’informations sur les pratiques de la Fondation en matière de traitement de l’information, ou pour déposer une plainte, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de la Fondation du CHEO.
La Fondation enquêtera sur toutes les plaintes et prendra les mesures qui s’imposent à la suite des résultats de l’enquête.